Perché cambiare il centralino telefonico

o meglio perché stai perdendo competitività non cambiandolo

quale centralino telefonico

I motivi per cui si deve valutare di sostituire il vecchio centralino telefonico con uno nuovo si possono riassumere in 3 macro categorie:

  • adempimenti di legge e adeguamento alle recenti direttive di sicurezza e protezione dei dati della tua azienda e dei tuoi clienti
  • possibile difficoltà di reperire le parti di ricambio in caso di guasto
  • Accesso alle nuove funzionalità e quindi miglioramento della comunicazione con i clienti (che la concorrenza potrebbe aver già adottato o che ti potrebbe dare ulteriore competitività)
  • GDPR e sicurezza

    Come per tutti gli altri strumenti informatici che consentono la memorizzazione di informazioni di terzi (rubriche etc) è necessario l'adeguamento al GDPR. Solo i nuovi centralini telefonici garantiscono il rispetto delle nuove normative e che le multe sono salatissime.

    Il tuo centralino potrebbe usare anche componenti sviluppati molti anni fa per cui esistono vulnerabilità note, non è solo il rischio di qualcuno che rubi le telefonate senza che ve ne accorgiate ma la possibilità, ben più grave, che possa accedere ad informazioni della vostra azienda o dei vostri clienti (anche solo perché magari la postazione della centralinista ha un sw obsoleto)

    Guasti ed ampliamenti

    Più il centralino telefonico è fuori produzione più sarà difficile trovare parti di ricambio. Purtroppo i vecchi centralini telefonici sono abbastanza sensibili ai fenomeni elettromagnetici e un fulmine nelle vicinanze può danneggiare qualche scheda... se poi ci vuole una settimana per trovare il pezzo di ricambio son problemi grossi.

    Migliorare la competitività con le nuove funzioni

    La ragione più importante però è che, non sapendolo, ti privi di diverse funzionalità che ti permetterebbero di migliorare moltissimo la qualità del servizio che dai ai clienti, svantaggiandoti rispetto alla concorrenza:

    Integrazione con le rubriche telefoniche: per tutti i tuoi dipendenti che usano il Pc è possibile utilizzare un'interfaccia per generare la chiamata (che poi attiva automaticamente il telefono) che consente di ricercare i contatti nelle loro rubriche personali (outlook, google etc) e in quelle aziendali (i nuovi centralini sanno leggere il tuo database clienti, il tuo CRM etc etc così che non devi aggiornare i dati da mille parti. Ulteriore vantaggio è che quando qualcuno chiama se il contatto è conosciuto sul Pc o sul telefono può apparire il nome di chi chiama. E' anche possibile far aprire la schermata del tuo CRM in automatico sull'anagrafica del cliente quando chiama.

    Stato di presenza: il dipendente può impostare manualmente o automaticamente (in base alla sua agenda su outlook ad esempio) il suo stato di presenza. I centralini telefonici evoluti sono in grado di dirottare in maniera intelligente le chiamate in arrivo in base allo stato: se riunione per esmpio a una segreteria telefonica che può anche annunciare "sono in riunione fino alle XX" in maniera automatica, oppure se fuori ufficio la chiamata può essere inoltrata sul cellulare.

    Click to dial, clicca per chiamare: selezionando il numero da un file excel, da una pagina web il centralino telefonico deve essere in grado di generare una chiamata dal telefono della scrivania (o senza fili, o ancora dallo smartphone)

    Elenco chiamate fatte perse in forma grafica: comodo sullo smartphone, è possibile averlo anche per le chiamate fisse dell'ufficio sempre attraverso l'interfaccia per i pc/smartphone

    Conferenze: ora i tuoi dipendenti quando non sanno rispondere dicono ai tuoi clienti "mi informo e ti richiamo". Con i centralini telefonici di ultima generazione possono con un click inserire nella comunicazione una terza, quarta, decima persona e risolvere la questione all'istante (e tutti guadagnano tempo dando un servizio migliore)

    Numero unico (integrazione cellulare): con questa funzione puoi usare il tuo smartphone come un interno, anche quando non sei in azienda sia per ricevere le chiamate che per chiamare. I tuoi clienti non avranno più bisogno di conoscere il tuo numero di cellulare e tu potrai impostare delle regole (in base all'orario, in base a chi chiama) per farti arrivare le chiamate sul cellulare o magari dirottarle alla segreteria. Inoltre non scriveranno più ai tuoi collaboratori su whatsapp il sabato notte (che poi non rispondono ma si vede la spunta letto e il cliente si arrabbia)...

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