Quale centralino telefonico comprare

Guida alla scelta della tipologia, delle funzionalità e della marca

quale centralino telefonico scegliere

Prima di addentrarci nei tecnicismi affrontiamo l'aspetto economico: qualsiasi azienda sera del settore è in gradi di proporti diverse formule commerciali: pagamento in un'unica soluzione, pagamento "a servizio" ovvero un canone mensile con eventuale possibilità di riscatto dopo un periodo di tempo. Se non sono in grado di offrirti almeno queste due possibilità sono da evitare.
I produttori migliori offrono ai loro installatori anche la possibilità di offrire i centralini telefonici in modalità "Pay per use" paghi quello che usi. Questa possibilità è molto interessante in due casi: hai un numero di impiegati variabili (stagionalità) e quindi puoi non pagare quello che non usi nei mesi magri, oppure è una start up e non vuoi investire tanto all'inizio.. ti basterà acquistare il minimo (di solito i telefoni fisici) e il resto lo pagherai se e quando lo utilizzerai.

Informazioni base da fornire per ottenere un'offerta

Probabilmente non leggerai tutta la nostra guida e deciderai che è più facile contattare un installatore telefonico e farti fare una consulenza (è la prassi normale per un installatore telefonico fare gratuitamente prima un analisi delle tue necessità, degli strumenti che usi, e se lo desideri anche del tipo di traffico telefonico che generi).

Le informazioni minime che dovrai fornire sono:

  • il numero di telefoni (persone, sale riunioni, fax, eventuali dispositivi negli ascensori o collegati ai citofoni)
  • Il tipo di telefono: tradizionali o IP o senza fili. Se scegli telefoni IP e la tua rete aziendale è vecchia probabilmente dovrai far verificare se gli apparati (switch) sono adeguati. Nel caso di telefoni senza fili dovrai valutare, se l'azienda ha diversi ambienti, un sistema che consenta diverse antenne, le tecnologie sono due: DECT o WiFi. Entrambe "tecnologicamente" funzionano ma quella WiFi si presta meno: le batterie durano poco, devi mettere circa 3 volte più antenne della soluzione DECT (quelle che hai messo per coprire il segnale per i pc non bastano). Se possibile scegli la tecnologia DECT, i telefoni costano meno (spesso cadono) e avrai meno grattacapi.
    Per ogni tipo di telefono poi ci sono diversi modelli, tendenzialmente cambia la dimensione del display, e il numero di tasti funzione e la presenza della presa cuffie incorporata.
  • Quante e quali linee telefoniche hai: (linee urbane analogiche o ISDN, flusso primario, linee VOIP) Se chiedi un offerta per un centralino nuovo valuta un numero di linee compreso tra 1/5 e 1/3 dei telefoni. Se hai un albergo basta un numero di linee pari a 1/10 delle camere.
  • Il numero dei centralinisti o del sistema di centralino automatico (premi uno etc)
  • Le funzionalità che migliorano il tuo modo di comunicare

    Il vero valore aggiunto dei centralini telefonici di nuova generazione sono però le funzionalità aggiuntive:

    Integrazione con le rubriche telefoniche: per tutti i tuoi dipendenti che usano il Pc è possibile utilizzare un'interfaccia per generare la chiamata (che poi attiva automaticamente il telefono) che consente di ricercare i contatti nelle loro rubriche personali (outlook, google etc) e in quelle aziendali (i nuovi centralini sanno leggere il tuo database clienti, il tuo CRM etc etc così che non devi aggiornare i dati da mille parti. Ulteriore vantaggio è che quando qualcuno chiama se il contatto è conosciuto sul Pc o sul telefono può apparire il nome di chi chiama. E' anche possibile far aprire la schermata del tuo CRM in automatico sull'anagrafica del cliente quando chiama.

    Stato di presenza: il dipendente può impostare manualmente o automaticamente (in base alla sua agenda su outlook ad esempio) il suo stato di presenza. I centralini telefonici evoluti sono in grado di dirottare in maniera intelligente le chiamate in arrivo in base allo stato: se riunione per esmpio a una segreteria telefonica che può anche annunciare "sono in riunione fino alle XX" in maniera automatica, oppure se fuori ufficio la chiamata può essere inoltrata sul cellulare.

    Click to dial, clicca per chiamare: selezionando il numero da un file excel, da una pagina web il centralino telefonico deve essere in grado di generare una chiamata dal telefono della scrivania (o senza fili, o ancora dallo smartphone)

    Elenco chiamate fatte perse in forma grafica: comodo sullo smartphone, è possibile averlo anche per le chiamate fisse dell'ufficio sempre attraverso l'interfaccia per i pc/smartphone

    Conferenze: ora i tuoi dipendenti quando non sanno rispondere dicono ai tuoi clienti "mi informo e ti richiamo". Con i centralini telefonici di ultima generazione possono con un click inserire nella comunicazione una terza, quarta, decima persona e risolvere la questione all'istante (e tutti guadagnano tempo dando un servizio migliore)

    Numero unico (integrazione cellulare): con questa funzione puoi usare il tuo smartphone come un interno, anche quando non sei in azienda sia per ricevere le chiamate che per chiamare. I tuoi clienti non avranno più bisogno di conoscere il tuo numero di cellulare e tu potrai impostare delle regole (in base all'orario, in base a chi chiama) per farti arrivare le chiamate sul cellulare o magari dirottarle alla segreteria. Inoltre non scriveranno più ai tuoi collaboratori su whatsapp il sabato notte (che poi non rispondono ma si vede la spunta letto e il cliente si arrabbia)...

    La marca

    Anche la scelta della marca è importante. Il telefono è ormai dato per scontato fino a che il sistema non funziona, meglio pensarci prima.

    1) Sistemi opensurce (il più comune si chiama Asterisk) adattati e personalizzati in diversi modi dagli installatori. Non c'è garanzia di assistenza dal produttore (che di fatto non esiste) per cui se il problema è complicato e l'installatore non lo sa risolvere. Altra grossa criticità è quando il tecnico dell'installatore si licenzia o l'installatore chiude. Di solito costano meno.

    2) I produttori. Si dividono in due grandi categorie:

  • quelli che hanno solo centralini IP, la criticità in questo caso sono gli eventuali dispositivi aggiuntivi per far funzionare telefoni Cordless, per collegarsi a reti telefoniche tradizionali, che sono prodotti da altre aziende e non sempre garantiscono tutte le funzionalità possibili e l'affidabilità.
  • quelli che hanno centralini telefonici convergenti, in grado di collegare nativamente tecnologia tradizionale e VOIP IP. In generale più affidabili dal punto di vista della stabilità delle varie componenti. Non tutti hanno anche un buon set di funzionalità avanzate.

    3) Centralini in Cloud: I produttori rivendono attraverso installatori o system integrator il servizio. Grossi operatori telefonici offrono questa soluzione. La modalità di pagamento è solitamente a canone. La vendita è "meno tecnica" e a volte fatta da agenti commerciali più spregiudicati che pur di vendere... In questo caso la criticità principale è la connettività su internet (quantità ma sopratutto qualità) e contratti che hanno durata minima pluriennale. Integrare gli altri software della vostra azienda è più difficile e spesso non possibile.

  • Qual'è il centralino telefonico migliore

    In realtà non c'è una risposta che vada bene per tutti. Se avete necessità di telefoni senza fili la scelta migliore è sicuramente un marchio multinazionale (rivenduto da un installatore) con un modello ricco di funzionalità avanzate (generalmente sotto il nome di unified communications) da installare presso la vostra sede. Se non avete particolari esigenze di telefonia tradizionale (dect, citofoni, etc) e la vostra rete è abbastanza nuova la scelta migliore può essere un sistema IP locale o nel vs datacenter (cloud privato) per poi poter integrare funzionalità avanzate descritte sopra. La scelta del sistema in cloud è più indicata per chi risiede in grosse città con ottima connettività e poche necessità di funzioni telefoniche avanzate (che però sono il vero valore dato dalla sostituzione di un centralino)

    Ci sono produttori che offrono il loro centralino telefonico sia in modalità convergente, Full IP o in cloud. Con la possibilità di passare da una soluzione all'altra conservando dispositivi e spesso licenze. Questi sono la scelta migliore e che garantisce nel tempo una spesa inferiore.

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