Centralino telefonico tradizionale (analogico o digitale)

Caratteristiche e quando è la scelta migliore

centralino telefonico analogico schema collegamenti

Il centralino telefonico analogico o digitale si differenzia dai centralini Ip o in Cloud perchè non ha bisogno della rete dei computer per poter funzionare. E' la scelta obbligata quando si cerca una soluzione quando la rete dei Pc non c'è oppure non è adeguata. I telefoni IP (quelli che sfruttano la rete PC) infatti per funzionare bene richiedono due cose: alimentazione (ovvero un alimentatore locale o telealimentazione dagli apparati di rete.. swith). Quindi se anche la rete c'è ma è vecchia andranno cambiati gli apparati della rete perchè poi la voce si senta bene e non spezzettata (il termine tecnico è QoS qualità del servizio). I tuoi attuali telefoni potrebbero essere ancora utilizzati, chiedi una verifica all'installatore che sceglierai.

Centralino tradizionale ma funzioni avanzate come gli altri

I centralini telefonici anche se non IP garantiscono (almeno le marche migliori) comunque tutte le funzionalità avanzate, la possibilità di integrarsi con gli smartphone, l'instradamento delle chiamate intelligente in base a dove sei, il risponditore automatico, l'integrazione con le rubriche (vedi sotto la descrizione di alcune funzionalità interessanti per migliorare il tuo business).

Un centralino telefonico di ultima generazione è comunque in grado, senza che tu debba modificare i collegamenti nella tua azienda, di poter essere connesso verso l'esterno con linee VOIP che in qualche caso consentono di risparmiare sia sul costo delle chiamate che sui costi di noleggio di numerazione e terminatori di linea. Ovviamente per questo dovrai avere una connessione internet di qualità adeguata al numero di chiamate che vuoi fare e ricevere contemporaneamente.

Telefoni analogici, DECT e digitali

Puoi prevedere una gamma di telefoni più semplici ed economici (i telefoni analogici, per capirci quelli di casa), magari per quelle postazioni dove le funzionalità non servono o l'utilizzo è più "duro" ed è necessario sostituirli più spesso per la quantità di sporco o i danni per urti o cattivo utilizzo.
Le postazioni più pregiate possono essere dotate di telefoni chiamati "digitali" o "speciali" in grado di fornire funzioni aggiuntive: visualizzazione del numero (o del nome) che chiama, stato di impegno degli altri telefoni dell'azienda, prenotazione delle chiamate e molti altri ancora. E' possibile collegare semplicemente anche i telefoni cordless, sia ognuno con la sua base sia con un sistema di antenne centralizzato. In questo caso la persona si potrà spostare mentre parla in tua l'azienda senza perdere mail il segnale

Computer e telefono, un matrimonio felice anche senza rete dei PC

E' comunque possibile installare sui Pc un software che rende più semplice ed evoluto l'uso del telefono. Il telefono della scrivania può essere comandato (anche se è un telefono non IP) e chiamare ad un click sul PC, dal PC si possono ascoltare i messaggi in segreteria, fare conferenze. Vediamo di seguito alcune funzionalità innovative:

Rubriche integrate: Con un sola interrogazione è possibile eseguire una ricerca in tutte le rubriche telefoniche collegate (rubriche del sistema, Exchange, liste collegate tramite il protocollo LDAP o il servizio OpenDirectory). In questo modo la ricerca di un contatto richiederà il minimo sforzo.. Ulteriore vantaggio è che quando qualcuno chiama se il contatto è conosciuto sul Pc o sul telefono può apparire il nome di chi chiama. E' anche possibile far aprire la schermata del tuo CRM in automatico sull'anagrafica del cliente quando chiama.

Click to dial, clicca per chiamare: selezionando il numero da un file excel, da una pagina web il centralino telefonico deve essere in grado di generare una chiamata dal telefono della scrivania (o senza fili, o ancora dallo smartphone)

Elenco chiamate fatte perse in forma grafica: comodo sullo smartphone, è possibile averlo anche per le chiamate fisse dell'ufficio sempre attraverso l'interfaccia per i pc/smartphone. Chi ha chiamato e chi non siete riusciti a contattare? Il registro delle chiamate segnala queste informazioni in qualsiasi momento e consente di effettuare una chiamata con un clic.

Conferenze: ora i tuoi dipendenti quando non sanno rispondere dicono ai tuoi clienti "mi informo e ti richiamo". Con i centralini telefonici di ultima generazione possono con un click inserire nella comunicazione una terza, quarta, decima persona e risolvere la questione all'istante (e tutti guadagnano tempo dando un servizio migliore)

Numero unico (integrazione cellulare): con questa funzione puoi usare il tuo smartphone come un interno, anche quando non sei in azienda sia per ricevere le chiamate che per chiamare. I tuoi clienti non avranno più bisogno di conoscere il tuo numero di cellulare e tu potrai impostare delle regole (in base all'orario, in base a chi chiama) per farti arrivare le chiamate sul cellulare o magari dirottarle alla segreteria. Inoltre non scriveranno più ai tuoi collaboratori su whatsapp il sabato notte (che poi non rispondono ma si vede la spunta letto e il cliente si arrabbia)...

Stato di presenza: Rimani informato sulla disponibilità e reperibilità dei colleghi, anche quando sono in in sedi diverse. Utilizza gli avvisi sullo stato di presenza, generati automaticamente, per informare gli utenti esterni sul vostro stato, ad esempio "In riunione fino alle 12". In questo modo il lavoro diventa più efficace, poiché i clienti possono decidere come procedere: se lasciare un messaggio o contattare un collega. Modifica lo stato della presenza tramite il client UC o un telefono. Grazie al collegamento con il calendario di Outlook e con il calendario per Mac (iCal), lo stato di presenza viene impostato automaticamente quando l'utente immette alcune parole chiave nel campo appuntamento.

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